Notas de Access2000

Índice

1. Introducción
2. Formularios.
3. Informes
4. Paginas de Acceso a Datos.
5. Retoques finales

1. Introducción

Este pequeño manual está dirigido especialmente a aquellas personas que tienen conocimiento sobre bases de datos y programación, este no es un manual completo ya que mi intención únicamente ha sido la de extraer datos básicos y ciertas ideas novedosas que te pueden ser de mucha utilidad al momento de generar las tablas, consultas, formularios, etc... en este programa.

Tablas y Consultas.

1. Los campos deben identificarse entre corchetes. Ej. [FechaInicial]
2. Cuando se hace referencia a un campo calculado que tome en cuenta las fechas estas deben ir entre dos signos de dígitos Ej. #01/01/2000#.
3. Cuando se introduce una cadena de caracteres estas deben ir entre comillas. Ej: "Esto es una prueba".
4. Las expresiones o campos calculados deben ser precedidos del símbolo =, Ej: =[Horas]*[Valor]
5. Cuando se hace referencia ha un campo de una tabla x debe ponerse el nombre de la tabla seguido de un punto o un signo de interrogación el campo. Ej: [Tblcontrato]![FechaContrato]
6. Para concatenar cadenas de caracteres se utiliza el signo &.
7. Hay posibilidad de establecer Hipervínculos(Enlaces a otros documentos).
8. Búsquedas de Campos(Permite crear LISTAS COMBINADAS).
9. Integridad Referencial.- No permite eliminar un registro maestro que contenga registros hijos, para poder eliminar el registro se debe activar la opción de eliminación en cascada.
10. Cuando se establece las relaciones entre las tablas. Se identifica una relación de uno a varios con el numero 1 y de varios a uno con el signo de infinito.
11. Cuando se realiza una consulta existen campos calculados; pero como nota interesante cabe anotar que si el campo al cual se hace referencia en la obtención del campo calculado se encuentra presente en la consulta no es necesario activar la casilla de visualización del campo calculado ya que la condición se ejecuta en el campo al cual se hace referencia.
12. Existen cláusulas de predicado para las consultas(En(or), Como(Permite introducir criterios, comodines*???), Entre(and).
13. .Hay una opción dentro de las consultas que permite crear TOTALES å (Utiliza el Sql para realizar agrupaciones).
14. Como nota curiosa quiero aclarar que para cambiar el signo de moneda esto se lo debe realizar en el panel de control del Windows.
15. En access se puede procesar los años de una fecha con sus cuatro dígitos, evitando de esta manera confusión en el tratamiento de las fechas, esto se puede realizar utilizando la opción General del menú Herramientas, también seria aconsejable activar la opción de fecha con cuatro dígitos del Panel de Control de Windows para mayor seguridad.
16. La bases de datos pueden ser compactadas(eliminar espacio innecesario que a veces se crea debido a incrementos o reducciones de la bdd en uso, cuando se crea o elimina tablas, consultas, formularios, etc.), esto se puede configurar en la opción General del Menú Herramientas.
17. Hay como crear en las consultas Parámetros Externos, que permiten el ingreso de rangos o criterios de filtro; esto se realiza mediante la utilización de [] en la opción CRITERIOS de la consulta. Ej: [Ingrese la Fecha:], también se puede validar la entrada de los parámetros con la opción Consulta-Parámetros.
18. Hay como realizar consultas tomando como base varias tablas.
19. Hay como realizar consultas utilizando como base para la misma Tablas o Consultas realizadas anteriormente.
20. Hay como actualizar datos en las tablas desde las consultas, dependiendo del tipo de consulta que se utilice.
21. Hay consultas de Combinación de Registros Equivalentes, que consiste en mostrar solo los registros coincidentes entre ambas tablas: Madre-Hija(Utiliza la integridad referencial).
22. Hay consultas de Combinación Externa, que consiste en visualizar todas la filas de una tabla incluso si no existen filas coincidentes en la tabla relacionada, esto se realiza haciendo doble clic en la línea que establece la relación en ambas tablas.
23. Cuando una tabla necesita mas de un atributo(clave) para definir una relación entre dos tablas se tiene que seguir los siguientes pasos: Doble clic en la línea de relación entre las dos estructuras y escoger la opción Nueva.
24. En las consultas se utiliza el valor ES NULO o IS NULL para indicar que el campo al que se hace la referencia esta vacío o no tiene ningún valor.
25. No se pueden actualizar los datos que son resultados de un calculo en una consulta, los campos auto numéricos, y los campos que son claves principales.
26. Las consultas de selección tienen Propiedades, que nos permiten establecer opciones tales como: presentación de registros únicos, bloqueos, permisos, mostrar todos los campos, etc...
27. Se puede realizar actualizaciones, anexar datos, crear tablas, eliminar información en las tablas a través de consultas, primero debemos realizamos una consulta de selección y después la transformamos en la consulta de acción que deseamos.
28. Podemos utilizar las consultas Anexadas para ingresar información a tablas históricas.
29. Cuando se anexan datos a otra tabla, los datos no se mueven de la tabla origen a la tabla destino únicamente se copian.
30. Cuando se quiere ver en una consulta de selección los registros de una tabla hija(Histórico contratos) que están relacionados con una tabla madre(Histórico Grupos) y se desea observar que Grupos están con contrato(en este caso no se desean visualizar registros repetidos), hay que activar las propiedades de la consulta para seleccionar Registros únicos: SI.
31. Errores comunes en las consultas de acción:
1. Duplicación de claves principales.- Intento de duplicar un valor de clave de índice único, si se quieren añadir datos duplicados tiene que eliminar la clave principal.
2. Errores de conversión de datos.- Campos numéricos muy pequeños, tipos de campo diferentes(se quieren anexar datos numéricos a un campo tipo texto)
3. Registros bloqueados.- Cuando los registros están compartidos.
4. Incumplimientos de reglas de validación.
32. Se puede importar datos de otras fuentes externas a Access, tales como Foxpro, Paradox y ODBC., Los pasos a seguir son: Obtener Datos Externos y luego Importar.
33. Cuando se importa un archivo de excel por ejemplo, si se especifica un campo de este archivo como clave principal, se debe tener en cuenta que la información que contiene este campo no se encuentre duplicada caso contrario al momento de ser importada va a presentar errores; así mismo cuando no se especifica correctamente el tipo de datos de cada campo se produce un error.
34. También se puede vincular tablas externas, pero la desventaja principal de esta acción es la lentitud en el manejo de la información.
35. Al momento de trabajar en red o con tablas compartidas es aconsejable trabajar con consultas para de esta manera limitar el acceso continuo a las tablas y no disminuir su rendimiento.
36. Cuando se trabaja con tablas compartidas al momento de insertar datos en ellas es necesario hacerlo a través de un formulario que este solo configurado para la entrada de datos.
37. Si se desea acceder a un registro determinado y modificarlo; para que otro usuario no interfiera es necesario activar la opción Registro modificado dentro de las opciones de HERRAMIENTAS.
38. A menos que este diseñando una aplicación en la que con frecuencia necesite ser actualizar cientos de registros de manera simultanea(consultas de acción), debería seleccionar la casillas Abrir bases de datos usando bloqueo por registro).
39. Puede configurar las opciones para trabajar en red o con tablas compartidas en: Herramientas – Opciones – Avanzadas.
40. Cuando se trabaja con tablas vinculadas, y estas han sido cambiadas a un directorio diferente de donde se realizó la vinculación de las mismas por primera vez, hay que realizar una actualización de los vínculos(Herramientas – Utilidades de la bdd.)
41. Se puede exportar(copiar tablas) tablas de una bdd en access, a cualquier formato que soporte bdd ODBC.
42. Si no se desea exportar sino mas bien visualizar la información de una tabla de la bdd de access en Excel, Word(Tablas), Word(Combinación de Doc.), se debe escoger la opción Herramientas – vínculos con Office – Excel ó Word).
43. Hay dos tipos de consultas: Las de selección y las de acción(Eliminar, anexar y actualizar datos).
44. Para realizar consultas de acción o de selección es recomendable establecer las relaciones entre las tablas que van a participar en la consulta.

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